百格活动日程管理必备工具,1小时可以搞定上千条会议日程?
百格活动 发表于:2020-02-04 16:12:25
原标题:百格活动日程管理必备工具,1小时可以搞定上千条会议日程?
↓ IPF2019浪潮云数据中心合作伙伴大会 ↓
(PC端效果图)
(移动端微站效果图-百格活动)
单天的会议,由于日程较少,所以编排起来较为简单,但是如果是多天的大型会议或是学术会议,分会场众多,演讲嘉宾人数和会议日程数量少则几百,多则上千,其日程编排的难度就会陡然增加。
通过以往的办会经验我们发现,大型会议和学术会议主办方在进行日程与嘉宾管理时,通常会面临以下难题:
- 时间长、会场多,如何管理日程场地?
- 数千条会议日程,如何快速安排?
- 上千条会议日程安排,如何确保不冲突?
- 某项议程临时有变,如何快速调整修改?
- 近百位演讲嘉宾,其信息如何收集管理?
……
日程与演讲管理
百格活动深耕活动行业多年,有着丰富的会议活动管理经验,针对大型会议和学术会议中复杂的日程管理工作,百格活动为主办方提供了一套专业的解决方案,可以帮助主办方高效地解决日程管理难题,提升办会效率。
1
高效管理会议日程场地
多天的会议日程和多个会议场地交叉,经常会让主办方无法总览全局,在管理编排日程时总是顾此失彼。
百格的日程安排功能支持批量添加会议场地,多个会场可以快速导入,添加和导入场地之后,系统会自动生成以场地、时间两个维度进行排序的列表,主办方可以清晰地查看每天每个会议场地的日程安排情况,在线调整会议日程,管理会议场地。
↓ 2019人工智能计算大会(AICC) ↓
(PC端效果图-百格活动)
(移动端微站效果图-百格活动)
2
一键安排多个会议日程
面对数以千计的会议日程,主办方安排起来总是显得力不从心。以传统的人工编排方式,要完成多个场地上千条日程的安排,即便是几个人同时协作完成,也需要花费好几天的时间,效率非常低下。
百格的日程管理功能,可以实现一个小时内完成千条日程编排工作,大幅提高日程安排效率。主办方只需要将单条日程的时长、间隔及茶歇频次设置成固定模板,就可以在安排日程时一键套用模板,快速生成一整天的会议日程。
(百格活动系统测试:自由调整日程顺序)
完成整体编排后,主办方还可以对单个日程进行内容和顺序的自由调整。
3
系统自动排查冲入日程
会议日程一多,特别容易出错,尤其是通过人工进行日程编排时,在日程安排结束后,经常会发现所编排的日程有很多地方存在冲突。
要解决如此类的冲突,需要重新对会场、时间与嘉宾演讲信息进行仔细核对,然后再做出修改调整,但是即便如此,稍有不慎还是会出现遗漏与重复。
(百格活动系统测试:自动弹出日程冲突提示)
百格的日程安排带有自动检测功能,主办方在进行日程编辑时,后台会同步开启日程检索功能。在会议日程发生冲突时,系统会自动弹出提示框,提醒日程安排存在冲突,添加失败。
这一功能可以帮助主办方杜绝嘉宾时间冲突、会场冲突、讲题冲突等错误的日程安排的出现。
↓ 海纳亚洲创投基金2019年会 ↓
(PC端效果图-百格活动)
(微站与小程序效果图-百格活动)
4
单个日程快速修改调整
通过百格安排好的会议日程,可以随时在线进行修改和调整。如需增加、删减或调整某个日程,主办方只需在后台进行添加、删除或拖拽即可完成相应的修改操作。
主办方不用担心整体的议程会被打乱,因为系统会自动调整相应的日程时间和安排,无需你逐个重新调整。
(百格活动系统测试:单个日程删除后时间自动调整)
此外,后台完成日程修改,前端展示页面也会实时完成修改更新。
5
嘉宾演讲信息在线收集
为了丰富会议内容,增加日程的吸引力,主办方通常会重金邀请演讲嘉宾,为参会者提供精彩的知识内容。
但是一场会议近百位演讲嘉宾,如果要逐个进行电话或拜访邀请的话,难度会非常大,而且嘉宾和演讲主题一多,要将其个人信息和演讲信息进行一一对应管理,也是一项艰巨的任务。
百格为主办方提供了两种邀约嘉宾演讲的方式,一种是通过邀约自主添加嘉宾演讲,主办方只需将邀约成功的演讲嘉宾信息加入嘉宾库,便可为其安排主题演讲。
(百格活动对外收集演讲在线申请页面)
另一种是开启对外收集演讲功能,想要参会的演讲嘉宾可以在线提交演讲申请信息,主办方审核通过后便可参会演讲。
嘉宾个人信息、演讲主题、演讲稿状态、日程安排与否等信息,主办方都能在后台进行直接查看和管理。针对未及时上传演讲稿的嘉宾,可以在线快速发送邮件进行提醒。
↓ 2019未来科学大奖周 ↓
(PC端效果图-百格活动)
(移动端小程序效果图-百格活动)
由于日程安排工作量大且较为复杂,主办方通常会安排较多的人力和时间来完成这项艰巨的任务。
而利用百格的活动日程与演讲管理系统,上千条会议日程,主办方只需安排一个人用1个小时就可以完成,可以极大地降低人力和时间成本,提高工作效率。
(部分图片源自网络,侵删)
【来自百格活动】
责任编辑: